la Bigaille : Bar associatif & culturel de Marennes

Pour gérer le lieu de la Bigaille, on s’organise en commissions

Ces commissions ont divers roles, et c’est ce qui nous permet de gerer tous les aspects opérationnels / du quotidien de la Bigaille.

Dans chaque commission, il y a des membres de C.A., dont un est le référent de la commission, ainsi que des bénévoles.

Présentation des différentes commissions :

Commission Programmation :

Le but de cette commission :

• Gérer / Animer la réunion publique de programmation
  • Tous les trimestres, il y a la réunion publique de programmation ouverte a tous, qui permet à n’importe qui de venir faire des propositions. A la Bigaille, on considère que les gens prenant le temps de se déplacer pour venir proposer font un effort, et on donc une petite priorité lorsque l’on prépare la prog. (Attention, cela ne veut pas dire que dès que quelqu’un vient proposer à cette réunion, il est forcément pris pour la prochaine prog!!)
• Récupérer toutes les propositions reçues par mail, via Facebook ou dans le petit cahier jaune qui est sur le comptoir de la Bigaille
• Faire le premier tri des propositions de programmation
  • Vu toutes les propositions qu’on a, on est bien obligés de faire des choix, dont il faut écouter, regarder, trier, choisir,… 
  • Notre prog se base sur une sorte de grille type, que l’on essaie de suivre. Dans cette grille type, par exemple, il y a des concerts bien sur, mais aussi : par trimestre, au moins un spectacle pour enfant, un théatre, une expo peinture sur la moitié du trimestre, et une expo photo sur l’autre moitié, en essayant de garder cette derniere alternance. 
  • …
• Partager les premier choix de programmation lors des réunions de pré-prog
  • Vu que c’est pas au petit noyau des personnes de la commission prog de décider de ce qui va passer dans notre salle préférée, on fait une session Lundi Prog ou la commission prog présente ses premiers choix aux membres du C.A. ainsi qu’a tous ceux qui sont curieux (bénévoles et adhérents)
• Prendre contact avec tous les artistes & Finaliser les choix de prog
  • Une fois cette prog présentée, et qu’elle plait, il y a encore pas mal de trucs a caler
    • Il faut déjà savoir si les artistes qu’on imagine faire venir a telle ou telle date sont disponibles 
    • Il faut connaitre le tarif de ces artistes afin de savoir si on a de quoi les rémunérer
    • Il faut que le tarif cumulé de tous ces artistes rentre dans le budget qu’on a par trimestre (budget défini par le C.A.)
    • Il faut trouver d’autres propositions, car des fois, les ce qu’on avait imaginé au début est pas possible… ben oui, ça arrive forcément !
• Remplir les fiches artistes
  • On fonctionne avec des fiches artistes ou on rassemble, pour chaque artiste qui vient, toutes les infos les concernant. 
  • Ces differentes informations servent aux autres :
    • à la commission communication, afin de préparer les flys, les affiches, remplir le site, le facebook, et autrse joyeuzetés
    • à la préparation des soirées, afin de savoir combien de personnes viennent, si il faut trouver un/des hébergements, savoir, pour la préparation du catering, combien de personnes, et si il y a des régimes spécifiques,…
    • à la commission technique, qui ‘soccupe de savoir si il faut un technicien son pour cette soirée, si les gars viennent avec leurs technicien, si il y a des besoins spécifiques (style des caissons de basse pour une soirée de musique électronique, ou une location de piano pour un concert de musique classique,…
    • …
  • Ces fiches servent aussi a savoir qui est le contact avec tel ou tel artiste,… 
• …

Commission Communication Papier :

 

Commission Communication en ligne :

 

Commission Approvisionnement :

 

Commission Adhérents / Bénévoles :

  

Commission Technique / relation mairie :

 

Commission Compta :

Alors pour cette commission, le C.A. a décidé de la laisser entre les mains de membres de C.A. …

 

Commission Conventions / taxes :

Dans cette commission qui rassemble deux personnes du CA (Gwena et Nicobcf) gérent les relations avec les financeurs et les taxeurs !

 

Les taxeurs c’est simple, ils sont deux principaux le CNV et la SACEM . ea taf c’est de remplir des déclarations mensuelles à partir des infos récoltées à la compta et d’attendre la facture.

 

Les financeurs c’est assez simple aussi : rédiger la demande de sub , l’envoyer, rédiger le bilan … le plus dur c’est de tenir les délais !

 

Pour l’instant nous avons deux financeurs qui sont la Mairie sur une subvention de fonctionnement : 12000€ à l’année, la Région Poitou Charentes via le Pays Marennes Oléron sur 3-4 dates /an d’envergure plus importante.

 

Nous n’avons pas de fonctionnement (date de réu de la commission …) très clair mais n’hésitez pas à me contacter n.lyonnet@voila.fr pour nous filer un coup de main : les taxes c’est régulier et très simple, les sub vous avez ptet des idées des bons plans , n’hésitez pas à venir nous en parler !

 

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Envie de filer un coup de main ?

De nous faire part de vos atouts qui pourraient aider dans telle ou telle comm° ?

De donner un bon plan ? 

Passez nous voir un lundi soir, on ouvre régulièrement entre 7h et demi et 22h pour un moment de rencontres au calme entre bénévoles

 

Vous pouvez aussi vous placer sur notre framadate spécial commissions :

http://labigaille.org/framadate/studs.php?sondage=y2pyraiwa4izj8q7

et nous prévenir par mail : lagrandeechelle@gmail.com